Trong giao tiếp và quản trị, một trong những nguyên nhân khiến con người hiểu lầm nhau không phải vì thiếu thông tin, mà vì chúng ta thường diễn giải thông tin theo cách riêng của mình .
Một nhân viên nói:
- “Sếp lúc nào cũng không lắng nghe tôi.”
- “Phòng Business không bao giờ thống nhất được yêu cầu.”
- “Tôi không đủ năng lực để đảm nhận vai trò này.”
- “Dự án chắc chắn sẽ thất bại.”
Những câu nói này nghe có vẻ rõ ràng. Nhưng nếu quan sát kỹ, chúng ta sẽ nhận ra nhiều thông tin quan trọng vẫn còn thiếu: Lúc nào? Trong tình huống nào? Dựa trên bằng chứng gì? Điều gì khiến bạn kết luận như vậy?
Nếu vội vàng đồng tình, phản bác hoặc đưa ra giải pháp, chúng ta có thể đang giải quyết một vấn đề chưa được hiểu đúng.
Đây chính là điểm khởi đầu của Meta Model — một trong những mô hình ngôn ngữ nổi bật trong Neuro-Linguistic Programming (NLP) .
Meta Model là một hệ thống mô thức ngôn ngữ và câu hỏi được phát triển trong NLP bởi Richard Bandler và John Grinder, được trình bày trong cuốn sách The Structure of Magic xuất bản năm 1975.
Mô hình này dựa trên một ý tưởng cốt lõi: ngôn ngữ mà con người sử dụng không phản ánh đầy đủ toàn bộ trải nghiệm, suy nghĩ và nhận thức của họ.
Khi diễn đạt suy nghĩ thành lời, chúng ta thường vô thức thực hiện ba quá trình:
- Deletion — Lược bỏ: Bỏ qua một phần thông tin.
- Generalization — Khái quát hóa: Từ một số trải nghiệm, hình thành kết luận tổng quát.
- Distortion — Làm sai lệch hoặc diễn giải: Tạo ra mối liên hệ, ý nghĩa hoặc kết luận không nhất thiết được bảo đảm bởi thông tin sẵn có.
Meta Model cung cấp các câu hỏi nhằm kiểm tra và làm rõ những quá trình này.
Ba nhóm mô thức ngôn ngữ trong Meta Model
Deletion — Lược bỏ thông tin
Con người không thể diễn đạt mọi chi tiết trong một trải nghiệm. Vì vậy, chúng ta thường bỏ qua chủ thể, đối tượng, tiêu chí hoặc bối cảnh.
Điều này không phải lúc nào cũng có hại. Vấn đề xuất hiện khi phần thông tin bị lược bỏ lại chính là thông tin cần thiết để hiểu đúng tình huống.
Generalization — Khái quát hóa
Khái quát hóa xảy ra khi một người biến một trải nghiệm cụ thể thành kết luận mang tính tổng quát.
Các từ thường gặp gồm: luôn luôn, không bao giờ, tất cả, không ai, mọi người, chẳng thể nào .
Distortion — Diễn giải và tạo ra mối liên hệ
Con người không chỉ mô tả sự kiện mà còn gán ý nghĩa cho sự kiện. Đôi khi, chúng ta xem cách diễn giải của mình như một sự thật đã được chứng minh.
Quy trình thực hành Meta Model trong 5 bước
Bạn có thể áp dụng quy trình sau trong một cuộc họp, buổi coaching hoặc trao đổi với stakeholder.
Bước 1 — Lắng nghe phát biểu ban đầu
Không ngắt lời hoặc vội phản bác. Ghi nhận nguyên văn những từ thể hiện sự tuyệt đối, cảm xúc hoặc kết luận chung chung.
Bước 2 — Xác định thông tin chưa rõ
Tự hỏi: Người nói đã bỏ qua thông tin nào? Họ đang khái quát hóa điều gì? Có kết luận nào chưa được kiểm chứng?
Bước 3 — Đặt một câu hỏi cụ thể
Ưu tiên câu hỏi ngắn, trung lập và tập trung vào vấn đề. Không cần đặt liên tiếp nhiều câu hỏi.
Bước 4 — Kiểm tra giả định với dữ kiện
Phân biệt điều đã quan sát được, điều người nói suy luận và điều vẫn chưa biết.
Bước 5 — Chuyển sang hành động
Sau khi vấn đề được làm rõ, xác định kết quả mong muốn, người chịu trách nhiệm và bước tiếp theo.
Trong công việc và cuộc sống, chúng ta thường dành nhiều thời gian để tìm câu trả lời, nhưng chưa dành đủ thời gian để kiểm tra xem mình đã hiểu đúng vấn đề hay chưa.
Meta Model nhắc nhở chúng ta rằng đằng sau một câu nói có thể là những thông tin chưa được chia sẻ, những trải nghiệm bị khái quát hóa hoặc những giả định chưa được kiểm chứng.
Giá trị lớn nhất của kỹ thuật này không nằm ở việc tìm ra lỗi trong lời nói của người khác, mà nằm ở khả năng giúp con người nhìn rõ hơn điều mình đang nghĩ, nói chính xác hơn điều mình muốn truyền đạt và lựa chọn hành động dựa trên thông tin tốt hơn .