Bài 2: KIẾN THỨC LÝ THUYẾT CỐT LÕI CHO CÁC BẠN BA MỚI VÀO NGHỀ (FRESHER)
(Hướng dẫn nhập môn Business Analyst)
1. BA là ai? Vì sao doanh nghiệp cần BA?
BA lài ai? Hãy đọc bài chia sẻ số 1: Business Analyst là ai?
Link: Business analyst thực sự là ai?
Doanh nghiệp cần BA vì: Business Analyst (BA) là người hiểu đúng vấn đề của business và chuyển vấn đề đó thành yêu cầu rõ ràng cho team kỹ thuật. Ví dụ đời thường : Bạn muốn xây nhà và nói: “Tôi muốn nhà đẹp, rộng, nhiều ánh sáng”. Kiến trúc sư hỏi thêm chủ nhà những câu sau: Nhà cho bao nhiêu người? Có cần gara không? Ngân sách xây nhà bao nhiêu? Ưu tiên thẩm mỹ hay công năng?
—> Kiến trúc sư chính là BA còn Bản vẽ là Requirement.
Ví dụ trong dự án IT, Business nói: “Tôi muốn App chuyển tiền nhanh hơn”. BA phải làm rõ vấn đề mơ hồ thành yêu cầu cụ thể: Nhanh là bao nhiêu giây? Nhanh hơn hiện tại ở bước nào? Có ảnh hưởng bảo mật không? Người dùng nào được áp dụng?
2. BABOK – Không phải cuốn sách dạy về tài liệu, mà là về tư duy giá trị
Nhiều người hiểu BABOK là bộ hướng dẫn viết BRD nhưng thực tế BABOK xoay quanh một trục duy nhất: Business Analysis là hoạt động giúp tổ chức tạo ra giá trị thông qua thay đổi. Ví dụ, trong ngân hàng số, giá trị có thể là: Tăng CASA, Giảm cost per transaction, Giảm TAT phê duyệt tín dụng, Tăng tỷ lệ active user mobile app. Theo BABOK, BA phải:
• Hiểu bối cảnh (Context)
• Xác định nhu cầu thực (Need)
• Đề xuất giải pháp (Solution)
• Đánh giá giá trị đạt được (Value)
Các nhiệm vụ chính của BA Fresher trong dự án gồm:
1. Thu thập yêu cầu (Elicitation)
2. Phân tích & làm rõ yêu cầu
3. Viết tài liệu yêu cầu
4. Trao đổi với Dev/Test/PO
5. Hỗ trợ kiểm tra đúng yêu cầu
Vòng đời ngắn gón công việc của BA Fresher:
Business nói → BA hỏi → BA phân tích → BA viết → Dev/Test làm → BA xác nhận
3. Stakeholder là gì? Vì sao BA phải quan tâm?
Stakeholder là ai? Stakeholder = người liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi hệ thống gồm: Khách hàng, Nhân viên vận hành, Quản lý, IT team, Đối tác,…Ví dụ mình họa dễ hiểu về Hệ thống bán vé như sau:
• Người mua vé → stakeholder
• Nhân viên soát vé → stakeholder
• Kế toán → stakeholder
• IT → stakeholder
• Ngân hàng/Đối tác kết nối thanh toán qua App
Mỗi stakeholder có nhu cầu khác nhau, BA phải lắng nghe nhiều góc nhìn và đưa ra bức tranh tổng thể.
4. Requirement (Yêu cầu) là gì?
Định nghĩa đơn giản cho BA Fresher: Requirement = điều hệ thống phải làm để giải quyết vấn đề business. Phân loại requirement gồm:
- Business Requirement Đặt ra Mục tiêu lớn, ví dụ: “Giảm thời gian giao dịch xuống dưới 30 giây”
- Functional Requirement Đề xuất hệ thống làm gì? Ví dụ: “Người dùng có thể chuyển tiền bằng số điện thoại”
- Non-Functional Requirement Đề xuất Hệ thống hoạt động như thế nào?Hiệu năng (Performance), An ninh (Security), Tính sẵn sàng (Availability).
Ví dụ: “Hệ thống xử lý tối đa 1.000 giao dịch/phút”
Ví dụ tổng hợp về xây dựng App đặt đồ ăn:
• Business yêu cầu: tăng đơn hàng 20%
• Functional: đặt hàng, thanh toán, theo dõi đơn
• Non-functional: phản hồi < 2 giây
5. Elicitation – Cách BA Fresher lấy thông tin từ business
Elicitation = kỹ thuật khai thác yêu cầu → BA không chờ business nói đủ, mà chủ động hỏi.
Các cách elicitation phổ biến
Interview (Phỏng vấn)
→ Hẹn gặp và trao đổi 1:1
Ví dụ: “Anh/chị đang gặp khó khăn gì khi dùng hệ thống cũ?” Hay “Bước nào mất thời gian nhất?”
Workshop
→ Tổ chức họp nhóm nhỏ với các nhân sự chủ chốt. Họp nhóm nhiều stakeholder, cùng vẽ luồng nghiệp vụ, thống nhất định nghĩa, khái niệm và cách hiểu
Quan sát (Observation)
➔ BA đi thực tế và trực tiếp ngồi xem:
• Nhân viên nhập liệu
• Khách hàng thao tác
6. Phân tích nghiệp vụ – BA suy nghĩ như thế nào?
Nguyên tắc tư duy quan trọng với BA với các câu hỏi: Tại sao? Nếu không làm thì sao? Ai bị ảnh hưởng? Rủi ro là gì?… Ví dụ: Business phát biểu “Cần thêm bước xác nhận OTP”. BA phân tích và giúp tránh quá nhiều chi tiết hoặc quy trình không cần thiết (over-design). Cần hỏi xem: OTP cho ai? Trường hợp nào cần? Có làm giảm trải nghiệm không? Có bắt buộc mọi giao dịch?
7. Tài liệu BA Fresher thường viết
Các tài liệu phổ biến gồm:
• BRD (Business Requirement Document)
• FRD (Functional Requirement Document)
• User Story
• Use Case
• Wireframe (phối hợp UX)
Ví dụ User Story: (As a )Là khách hàng, (I want) Tôi muốn chuyển tiền nhanh (So that) để không phải chờ lâu
Ví dụ Use Case (đơn giản)
• Actor: Người dùng/ App
• Action: Chuyển tiền
• Trigger: Bấm vào chức năng chuyển tiền nhanh
• Pre- condition: Người dùng đăng nhập thành công, có quyền thực hiện chuyển tiền
• Post- condition: Người dùng chuyển tiền thành công, giao dịch được hạch toán ghi nợ tài khoản KH, có TK người thụ hưởng, có phí chuyển tiền và VAT (nếu có)
• Flow: Luồng cơ bản, thay thế, ngoại lệ.
8. BA Fresher thường sai ở đâu?
Ghi chép y nguyên lời business
Không hỏi “tại sao”
Viết requirement không rõ ràng
Ngại hỏi stakeholder
Nghĩ BA chỉ là người viết tài liệu
—> BA là người giúp team dự án hiểu đúng vấn đề.
9. BA Fresher cần học gì ngay từ đầu?
Kiến thức cần học gồm:
• Tư duy logic hệ thống
Ví dụ: Ngân hàng là một hệ thống phức hợp, một thay đổi nhỏ ở Phí giao dịch, Chính sách hạn mức, Quy trình KYC, …có thể ảnh hưởng đến các hệ thống như: Core, CRM, Risk, Data warehouse, Báo cáo NHNN. Systems Thinking giúp BA nhìn được mối liên hệ, tránh tối ưu cục bộ, và thiết kế giải pháp bền vững
• Hiểu nghiệp vụ (business domain)
Ví dụ: làm BA trong ngành ngân hàng, tài chính, chứng khoán, bảo hiểm (BFSI) thì phải hiểu nghiệp vụ, quy định, quy trình, sản phẩm, dịch vụ thuộc lĩnh vực này.
• Kiến thức IT căn bản:
Ví dụ: System là gì? (Frontend – Backend – Database), API là gì? Batch vs Real-time, Sync vs Async, Microservice vs Monolithic, Basic database concept (table, field, primary key, foreign key), Environment: DEV – SIT – UAT – PROD, Integration là gì? …
• Thuật ngữ BA
Ví dụ: Requirement, Solution, Functional Requirement (FR), Non Functional Requirement (FR), …
Kỹ năng cần trau dồi gồm:
• Đặt câu hỏi → rất quan trọng.
• Giao tiếp khéo léo, hiệu quả
• Ghi chép có cấu trúc
• Mockup, trình bày rõ ràng
10. Lời khuyên cho người mới vào nghề
Đừng sợ hỏi
Đừng cố tỏ ra biết hết
Học từ dự án thật, từ các BA đi trước.
Mỗi requirement là một bài học
BA là nghề học suốt đời
Việc đặt câu hỏi rất quan trọng. BA Fresher cần thực hành 6 nhóm câu hỏi sau:
Interview (Phỏng vấn)
Ghi chép y nguyên lời business
Đừng sợ hỏi- Hỏi về mục tiêu (Why) → Dùng khi mới vào dự án, yêu cầu mơ hồ
Ví dụ:
• Mục tiêu chính của tính năng này là gì?
• Thành công được đo bằng tiêu chí nào?
• Nếu không làm tính năng này thì rủi ro gì? - Hỏi về quy trình (How/As is/ Tobe) → Dùng khi cần hiểu nghiệp vụ
Ví dụ:
• Hiện tại đang xử lý như thế nào?
• Có bước nào làm thủ công không?
• Điểm nghẽn lớn nhất hiện nay là gì? - Hỏi về phạm vi (Scope) → Dùng để tránh mất kiểm soát phạm vi dự án (scope creep)
Ví dụ:
• Trường hợp nào KHÔNG xử lý?
• Tính năng này áp dụng cho đối tượng nào?
• Có ngoại lệ nào không? - Hỏi về quy tắc nghiệp vụ( Business Rule)-> Dùng khi hệ thống phức tạp
Ví dụ:
• Điều kiện để được duyệt là gì?
• Có ngưỡng tối thiểu / tối đa không?
• Rule này có thay đổi theo thời gian không? - Hỏi về ngoại lệ → Đảm bảo hệ thống không bị gián đoạn
Ví dụ:
• Nếu mất kết nối thì sao?
• Nếu người dùng nhập sai thì xử lý thế nào?
• Có cần rollback không? - Hỏi về kiểm soát &rủi ro → Đảm bảo tuân thủ theo quy định của tổ chức/ pháp luật.
Ví dụ:
• Ai được quyền thực hiện thao tác này?
• Có cần audit log không?
• Dữ liệu này có cần mã hóa không?
➔ Sau mỗi câu trả lời, BA hãy tự hỏi tiếp: “Nếu vậy thì trong trường hợp X thì sao?”
Ví dụ trong dự án: Business phát biểu: “KH chỉ được mở 1 thẻ”. BA hỏi tiếp các câu sau:
• Nếu KH đã có thẻ nhưng đóng rồi?
• Nếu thẻ bị khóa thì sao?
• Nếu mở thẻ ở kênh khác?
Kết luận: BA Fresher cần hiểu đúng vai trò, nắm chắc kiến thức nền và rèn tư duy đặt câu hỏi. Bạn không cần giỏi ngay, nhưng phải đi đúng hướng ngay từ đầu.
(Tác giả Chị Tạ Thị Chinh hơn 15 năm kinh nghiệm thực chiến BA)
———
Tài liệu tham khảo - Sách BABOK® Guide của IIBA
- Sách The Business Analyst Mentor
Tài liệu tham khảo